Roosterplanning bij Zorgpartners Midden-Holland


 

 

Zorgpartners is een grote zorgverlener in de Regio Midden Holland. Zorgpartners beheert 17 verzorgcentra en 2 verpleegcentra. Er werken circa 3600 medewerkers.
In 2010 verleende Zorgpartners Midden Holland  aan RHC de opdracht voor het selecteren en implementeren van een dienstroosterplanningsysteem.

 

Situatie

Binnen Zorgpartners werden dienstroosters op verschillende manieren samengesteld. Deels handmatig, deels met spreadsheets en deels met verouderde programmatuur. Binnen de afzonderlijke centra was daardoor  geen eenduidig beeld van de beschikbare personele capaciteit. Zo kwam afdeling A capaciteit te kort en huurde uitzendkrachten in, terwijl afdeling B capaciteit over had en (goedkopere) eigen medewerkers naar huis stuurde. Daarnaast kostte het verwerken van  onregelmatigheidstoeslagen en het handmatig berekenen van salarissen te veel tijd en was het bestaande systeem gevoelig voor fouten.

Zorgpartners wenste een gebruikersvriendelijk en intuïtief, gemakkelijk te gebruiken systeem. Overige eisen aan het nieuwe systeem:

  • het moet het werk van leidinggevenden eenvoudiger maken,
  • het systeem moet gekoppeld kunnen worden aan het salarisverwerkingsysteem ‘Beaufort’,
  • het moet de functionaliteit bieden om de personele capaciteit te kunnen plannen en besturen,
  • de leverancier moet meewerken aan de totaaloplossing. Niet het schuiven van dozen maar pro-actief meedenken en meewerken.

 

Oplossing

RHC voerde de pakketselectie uit en startte de commerciële onderhandelingen. Gekozen is voor het dienstroosterpakket Harmony van de Firma Ortec. Vervolgens heeft RHC  leiding gegeven aan de systeemimplementatie. Eind 2011 is de implementatie voor de zorg- en verpleegcentra afgerond. Begin 2012 heeft RHC voor Zorgpartners de visie voor roosterplanning geschreven. Ook heeft RHC het jaarplan geschreven, met de logische vervolgstappen voor de komende jaren.

 

Voordelen

Het systeem kent vele voordelen. Alle centra van Zorgpartners gebruiken sinds de implementatie dezelfde dienstroostercodes, waardoor ze  op dezelfde manier plannen. Elk centrum kan met het nieuwe pakket onderling eigen personeel inlenen en besparen op dure uitzendkrachten. Een aantal directeuren koos voor een centrale planfunctie, waardoor meer tijd vrijkwam voor het primaire proces. Last but not least voorkomt de koppeling met het salarisverwerkingsysteem veel handmatig werk. En is  de kans op fouten  sterk verminderd.

 

Over de RHC dienstverlening

Rob van der Vijgh, Manager ICT van Zorgpartners Midden Holland schreef over Rob Harfterkamp:

“Rob is een enthousiaste en vakkundig projectleider. Iemand die in staat is om meer te doen dan alleen maar een project leiden. Inleven in de medewerkers en de organisatie en deze kennis inbedden in het project is een competentie die hij uitstekend beheerst. Samenwerken met Rob is door mij als zeer plezierig ervaren.”

Terug